Командировки – это поездки сотрудников предприятия в другие города или страны для решения служебных вопросов. Совершаться они могут по множеству различных причин: посещение филиала предприятия, заключение договора, участие в конференции и переговорах. Во всех случаях в деловую поездку сотрудника направляет руководство предприятия. Следовательно, расходы на командировку покрываются из его бюджета.
Чтобы у сотрудника не было возможности в деловой поездке потратить служебные деньги нерационально, Трудовой кодекс РФ поясняет, что входит в состав расходов на командировку:
Для оплаты отработанных в служебной поездке дней берется основной фактический заработок сотрудника за 1 год (12 месяцев, предшествующих командировке). Из него исключается оплата за отпуск и больничный лист. Полученная сумма делится на количество реально отработанных дней, а потом умножается на количество дней командировки. Если сотрудник работает на предприятии меньше года, то учитывается его заработок с месяца поступления на работу до месяца перед командировкой.
Началом деловой поездки считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда, автобуса, автомобиля) в место назначения. Конец командировки – день прибытия транспортного средства в пункт постоянного жительства сотрудника. В случае задержки сотрудник должен представить документальное подтверждение ее объективных причин (например, справку об опоздании поезда).
Если вокзал (речной, железнодорожный, автобусный) или аэропорт располагаются в соседнем населенном пункте, а отправление транспортного средства назначено на ночные часы начала суток, то первым днем командировки будет предшествующий день. Ведь работнику пришлось выехать из дома накануне отправления и потратить время на поездку в соседний населенный пункт.
Праздничные нерабочие дни и выходные во время командировки оплачиваются по двойному тарифу, если сотрудник в эти дни действительно работал или находился в пути. По договоренности работодателя и работника, их могут оплатить и по обычному тарифу, а потом еще дать за них оплачиваемый отгул.
Суточные – деньги, которые выделяются на ежедневные траты сотрудника в командировке. Это компенсация дополнительных расходов, связанных с тем, что работник живет в другом населенном пункте. За трату этих денег писать руководству отчет не надо. Сумма суточного пособия определяется на каждом предприятии самостоятельно и указывается в локальных нормативных актах (положение, приказ). В документах могут быть указаны разные суммы на суточные расходы при командировках в различные регионы России и иностранные государства. Также часто применяется дифференцированный подход к выплате суточных, в зависимости от должности сотрудника.
В Трудовом кодексе РФ нет ограничений на срок служебной поездки и на размер суточного пособия. Но в случаях, когда сумма компенсации превышает 700 рублей при командировках по территории России и 1 500 рублей на служебные поездки в иностранные государства, с нее взимаются НДФЛ и страховые взносы. Если сотрудник едет в командировку в другую страну, суточные ему выплачиваются в валюте этого государства. Время в пути до пересечения границы оплачивается по нормам командировок по территории России.
Суточные расходы начисляются на все дни командировки, включая выходные, праздничные нерабочие дни, время, проведенное в пути и дни задержки по объективным причинам. Если сотрудник взял больничный лист во время командировки, то за эти дни также начисляются суточные. Суточные не выделяются в случае однодневной служебной поездки по стране. Если это однодневная командировка за границу, то начисляется пособие в размере 50% от нормы компенсации расходов.
Перед отправлением работника в деловую поездку ему выделяются средства на оплату дорожных расходов и проживания. После возвращения из поездки он обязан отчитаться за использование этих средств и приложить документы, подтверждающие расходы (билеты, посадочные талоны, квитанции на оплату гостиничного номера или договор об аренде жилья). Если сотрудник ездил на автомобиле и ему выделялись средства на бензин, то он должен предъявить чеки на его покупку. Это необходимо, чтобы оформить ему возмещение.
Сотрудник может потратить меньше денег, чем ему выдали. Тогда остаток он должен вернуть. А если затраты работника превысили выделенную сумму, разницу ему должны компенсировать. Чтобы не возникло конфликтных ситуаций, в приказе или Положении о командировках должно быть прописано ограничение на стоимость транспортных услуг и проживания. Например, компания компенсирует авиаперелеты по цене эконом-класса, железнодорожные переезды по стоимости места в плацкартном вагоне, проживание в гостинице в стандартных номерах.
Деньги на суточные расходы, проезд и проживание сотруднику выдаются авансом перед командировкой наличными или на карточку. По взаимной договоренности с руководством порядок получения средств может быть иным. Работник оплачивает транспортные расходы и номер в гостинице из своих средств, а компенсацию за это получает уже после возвращения из командировки. Для этого сотрудник пишет заявление с просьбой возместить затраты. Образец заявления можно посмотреть здесь. Зарплата за командировочные дни выплачивается в обычные сроки основной зарплаты.