Сотруднику компании, которого командируют в другой город или за границу для выполнения трудовых обязанностей, необходимо компенсировать расходы: в том числе стоимость поездки, сотовой связи, оформление документов, жилье, питание и другие расходы. Полный список того, что оплачивается, компания утверждает самостоятельно. Кроме того, работник еще до поездки в командировку получает оклад суточной заработной платы на каждый день поездки (с. 1 ст. 168 ТК РФ). Как насчитывается и производится оплата и учет командировок, подробнее в статье.
Суточные – это сумма денежных средств, которые нужны для исполнения функциональных обязанностей и проживания сотрудника в другом месторасположении (городе, стране). Это определено Верховным судом РФ в положении № КАС 05-151. Суточные работник также получает при выполнении работы не на постоянном рабочем месте, и если он вынужден жить вне своего постоянного места жительства.
В соответствии с положением № 749, компенсация суточных не зависит от затрат командированного работника на жилье и проезд. Чтобы сотруднику выплатили суточные, необходимо оформлять их расчет бухгалтерской справкой предприятия.
Ограничений по выплате суточных по законодательству нет, предприятие может устанавливать размер компенсации в соответствии с внутренними нормативными документами. В малых предприятиях минимизируют затраты на суточные сотрудникам. В среднем, выплачивают около 700 рублей, так как эта сумма не облагается налогом (п 3. ст. 217 НК РФ). Если сумма суточных превышает 700 рублей, из нее удерживается НДФЛ. При командировке за границу «безналоговый» лимит суточных – 2500 руб. С 2017 года введены новые порядки, а именно суточные, превышающие лимиты, будут облагаться еще и страховыми взносами.
Прежде чем разобраться, как учитывать расходы на командировку, необходимо изучить доказательства рабочей поездки и ее цели. Работник обязан представить в бухгалтерию такие документы:
Компания разрабатывает документ описания поездки и ставит главную цель/задачу, которая прописывается в приказе о командировке. Приказ составляется по единой форме № Т-9. Кроме того, сама компания или предприятие имеет право разрабатывать собственные бланки, включающие особенности учета организации. Отчет сотрудника о выполнении трудового задания в период командировки представляется в письменном виде. Требования отчета должны быть прописаны в нормативной документации предприятия о командировках.
Кроме того, для получения компенсации в бухгалтерию надо представить:
Работник, приехавший из командировки, может столкнуться с проблемой правильной формы документации для отчета. Причина в том, что частные гостиницы, в основном, предоставляют только приходные кассовые ордера или рукописные квитанции, которые не всегда подходят для отчетности в бухгалтерии предприятия. Лучшим вариантом и гарантией может быть заблаговременный звонок в гостиницу и уточнение, какие документы, подтверждающие проживание, они могут предоставить. После этого надо проинформировать бухгалтерию и выбрать лучший вариант проживания.
Кроме того, рекомендуется собирать не только талоны за проезд и квитанции с гостиниц, но и чеки с магазинов продуктов питания или мест общепита, если компания оплачивает и питание сотрудника в командировке. Все условия и требования в обязательном порядке должны быть прописаны в соответствующем приказе предприятия о командировке.