В век, когда господствуют средства массовой информации, трудно себе представить компанию, которая обходила бы стороной такой могущественный инструмент, как реклама. Именно она помогает занять наиболее удобную позицию на конкурирующем рынке. При этом никто даже не задумывается, что затраты, связанные с рекламой, стоит классифицировать и указывать в строгом соответствии с законом. Традиционно эта функция падает на плечи бухгалтера. Ведь расходы на рекламу в бухгалтерском учете – вещь тонкая, требующая квалифицированного подхода.
Сегодня мало просто производить качественный товар или предоставлять первоклассную услугу. Предмет своих трудов нужно каким-то образом доносить до потенциальных покупателей. Ключом к решению данной задачи и является реклама. Есть масса мест для размещения информации о продукте: газеты, журналы, телевидение, радио, общественный транспорт, листовки, каталоги и прочие. Прямая задача бухгалтерии – определить, какие расходы относятся к рекламным, а какие – нет. Важно понимать разницу между рекламной информацией и информацией о продукте, производителе или магазине. Данные сведения не входят в понятие рекламы.
Рекламные расходы в бухгалтерском учете разнятся. Они зависят от двух факторов: чем компания занимается, и где расположена реклама. Вы можете учитывать затраты на нее как расходы в целях налогообложения. Но только в том случае, если они материально выгодны, документированы и преследуют цель – получить доход. К тому же они не должны противоречить ст. 270 НК РФ. Здесь представлен список не учитываемых при налогообложении затрат.
В число документов, отражающих рекламные расходы, входят рекламный договор на размещение, акты о предстоящих работах и платежки по ним. Расходы на рекламу бухучет классифицирует на нормируемые и ненормируемые. Первые из них учитываются полностью, а вторые – частично.
Ненормируемые затраты включают несколько типов рекламы. Например, действия, рекламирующие товар или услугу через средства массовой информации. То есть объявления подаются в газеты, журналы, на телевидение или радио. Также не стоит забывать о рекламе в сети Интернет, так как этот вид продвижения сегодня набирает популярность.
Кроме того, к ненормируемым затратам нужно отнести наружную рекламу (в том числе изготовление билбордов и стендов). Световые эффекты также включаются в этот вид расходов. Участие в выставках, ярмарках и экспозициях с оформлением витрин и демонстрационных стендов в комнатах образцов и залах – еще один пример ненормируемых затрат. Если вы решили создать брошюру или каталог, рекламирующие вашу продукцию или услугу, то бухгалтер при учете также отнесет данный вид продвижения к ненормируемым затратам. И последний пункт этих расходов включает уценку продукта, который потерял свои качества (частично или полностью).
Остальные затраты признаются нормируемыми и рассматриваются как расходы с целью налогообложения прибыли. Важно, чтобы она была максимум 1% от выручки. Предельный размер таких расходов рассчитывается без учета НДС и акцизов. Из нормируемых расходов стоит отдельно выделить затраты на покупку призов для победителей в розыгрышах во время проведения рекламных кампаний.
Особое внимание следует уделить VIP-подаркам, которые многие компании любят вручать в знак внимания своим клиентам. Учтите, что такие издержки нельзя относить к рекламным, и они не могут быть учтены, как затраты с целью налогообложения прибыли.
Большинство бухгалтеров ведут записи о рекламных расходах в налоговом регистре, который создают самостоятельно, так как законом единая его форма не предусмотрена. В данном журнале обязательно нужно прописать следующую информацию:
Частенько организации сталкиваются с ситуациями, когда нормируемые расходы переходят за пределы максимальной отметки в 1% от выручки. Это объясняется тем, что с ростом продаж повышается и предельная сумма нормированных затрат на рекламу. Подобные рекламные расходы сверх нормы, не прописанные в документации одного отчетного периода, бухучет призван отразить в последующих периодах этого же года. Однако расходы, не указанные по итогам года, на следующий год переносить нельзя.
Рекламные расходы являются таковыми, если соответствуют ряду требований. Во-первых, их производство подкреплено конкретным договором. Во-вторых, они соответствуют требованиям нормативных и законодательных актов. В-третьих, определена конкретная сумма расходов. Ну и, в-четвертых, есть уверенность в экономической выгоде для компании.
Как у любого товара, у рекламы есть свой срок хранения. Рекламодатели должны в обязательном порядке хранить все рекламные материалы и их копии в течение года с даты, когда реклама вышла (ст. 12 № 38-ФЗ). Но в целях безопасности рекомендуется продлить хранение данных до четырех лет. За нарушение установленного порядка хранения полагается штраф. Он составляет от 20 000 до 200 000 рублей для организаций и от 2000 до 10000 рублей – для директора.