Если у компании есть водитель, то он должен подтверждать расход топлива при помощи путевого листа. Именно на основании этого документа происходит выдача горюче-смазочных материалов для транспортных средств, а также их списание. Данная бумага очень значима, так как она относится к первичной документации как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Потому ее следует правильно оформлять, не допуская ошибок и неточностей. В этой статье мы поможем разобраться, как следует составлять ведомость учета выдачи ГСМ, чтобы она была верной с юридической точки зрения и не вызывала вопросов у представителей контрольных органов.
В Постановлении Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78 приводится форма путевого листа для разных видов транспортных средств.
Но данные бланки разрабатывались специально для предприятий, специализирующихся на транспортных перевозках. А как быть другим фирмам, у которых есть свои рабочие машины? Министерство финансов России уточнило, что эта форма подходит только для транспортных компаний, а остальные могут применять свою форму путевого листа, которую сами же вправе и разработать.
Под путевыми листами понимают бумагу, в которой зафиксирован пробег авто. Именно основываясь на этом, ответственное лицо и определяет расход топлива.
В каждом путевом листе должны отражаться такие обязательные реквизиты:
Стоит знать, что именно путевой лист дает право водителю компании выезжать за пределы территории организации на общественную дорогу. Работники ГИБДД, проверяя этот документ, понимают, к какому предприятию относится транспорт и по какому назначению он выезжает.
Бухгалтерия списывает ГСМ каждый месяц. Каждый бланк путевого листа подается в бухгалтерский отдел, где специалист проверяет правильность заполнения. Для того чтобы списать бензин, специалист бухотдела использует такую документацию:
Отражается в бухучете такое списание как дебет «Расходование материальных запасов», кредит «Уменьшение стоимости горюче-смазочных материалов».
Как образец вы можете использовать ведомость учета ГСМ, которая доступна здесь. Эта типовая форма поможет любой компании правильно составить данную бумагу. В заключение отметим, что ГСМ являются существенной статьей расходов для многих компаний. Поэтому бухгалтерия должна вести строгий учет в этом деле и документально обосновывать такие затраты.