10 типичных ошибок при презентации своего проекта

1. Ошибки оформления презентации.

Дизайн вашей презентации должен способствовать эффективности выступления, а не наоборот. Проверяйте свою презентацию перед официальным выступлением на том оборудовании, на котором вы и будете презентоваться. Такая проверка позволит вам избежать всех технических заминок и еще раз убедиться в том, что ваша презентация имеет формат и дизайн, на котором все хорошо видно и читабельно.

2. Дублирование информации в устной речи и информации на слайде.

Материалы на слайде должны способствовать усилению эффекта от речи, а не служить клоном. Можно проверить себя и необходимость информации на слайде фразой: «В подтверждении моих слов прошу обратить внимание на слайд…», если слайд не подтверждает и не усиливает ваши слова, то, скорее всего, он не нужен и ему стоит искать замену. К слайду обращаются как к визуальному сопровождению того, что долго и сложно объяснять словами.

3. Подготовка речи, которая не укладывается в регламентируемое время.

Помните правило: если вы, репетируя, произнесли текст выступления за 10 минут, то на официальной презентации вы будете произносить его 13, а то и 15 минут. Всегда накидывайте 30% на то время, что вы затратили на презентации во время репетиции, так случается из-за волнения и происходит без исключения всегда. Я сторонник того, что речи для презентации писать вообще нельзя. Причин для этого несколько. Во-первых, вы можете сбиться с текста, заучив его, а потом внешний или внутренний фактор выбьет вас из колеи, и уже обратно вы не вернетесь, тем самым презентация будет провалена. Во-вторых, вы можете не уложиться во времени, и смысл вашей презентации тут же потеряется, потому что вы не успеете сказать самого главного – выводов и ожидаемых результатов. У вас не останется времени на вопросы от экспертов, а это значит, что вы не дадите разъяснений по своей презентации и не получите обратной связи. В-третьих, нельзя читать речь с листка, т.к. вы теряете зрительный контакт, любой раздражающий фактор может сбить вас с места чтения, судорожные поиски места, на котором вы остановились, произведут впечатление неподготовленности. И чтобы избежать соблазна чтения – не пишите речь.

4. Неподготовленность к вопросам со стороны экспертов.

Вы уже знаете, какие вопросы вам могут задать. Так что вам стоит подготовить ответы на них и не упасть в грязь лицом во время презентации, т.к. всю вашу идеальную презентацию могут бесповоротно испортить смазанные ответы на вопросы. Рекомендую вам создать инструмент работы с вопросами, который в бизнес-среде называется «книга возражений». Ее нужно взять на вооружение и выписать все вопросы, возражения и сомнения, связанные с вашим проектом, и найти на них ответы. Даже если вопрос на данном этапе реализации проекта неразрешим, то следует ответить экспертам, что этот вопрос учтен в качестве риска и на нем стоит акцент, т.к. вы тоже над ним задумывались.

5. Не знать, кто будет сидеть в экспертном жюри.

И здесь речь идет не о его Ф.И.О. и дате рождения, а сфере деятельности эксперта и его занятиях, специализациях. От этого фактора может меняться контекст презентации. Так, например, эксперт-финансист будет ждать от вас упора на финансовую сторону проекта и риски, а маркетолог будет ждать рассказа о продвижении и количественных и качественных показателях охвата. Также понимание состава экспертного жюри поможет вам в определении «книги возражений», т.к. вопросы эксперты чаще всего задают из своей области профессиональных компетенций. Для предотвращения этой ошибки тоже есть техника, она называется «Существительное, глагол, прилагательное». Т.е. вам следует ответить на вопросы «кто» и «что», эти вопросы относятся к существительному и нужно дать максимально полные ответы на вопросы с «кто» и «что». Вторые вопросы «кто сделал?» и «что сделал?» относятся к глаголу, т.е. что должны сделать люди, которые будут вас слушать, после того, как вы закончите презентацию? Ответ на этот вопрос у всех разный. У кого-то это громкие овации, у кого-то нескончаемый поток вопросов, а у кого-то поддержка проекта и, как итог, выделение гранта. А если составить вопрос немного по-другому: «Что бы вы хотели, чтобы эксперты сделали после того, как вы закончите презентацию?» Ответ на этот вопрос – цель презентации. Третий вопрос «какой», «какая», «какие» – здесь речь идет как раз о контексте вашего выступления и об интересах экспертов.

6. Незавершенная презентация.

Презентация с набором фактов и окончанием в виде «у меня все» не произведет впечатление о вас как о профессионале или о вашем проекте как проработанном. Слово «все» исключает остальных участников презентации из процесса коммуникации с вами. Поэтому на этом этапе уместно показать свой раздаточный материал и попросить экспертов приступить к блоку вопросов.

7. Если у экспертов нет к вам вопросов, то вы уходите, не получив обратную связь.

Нет вопросов у экспертов только в трех случаях:

1. Экспертам ничего непонятно по вашему проекту.

2. Ваш проект типовой, и в нем не за что зацепиться.

3. Экспертам все понятно.

Чтобы понять, какой случай ваш, не уходите. У вас осталось дополнительное время – вовлеките экспертов в общение с вами и задайте им встречный вопрос, узнайте мнение о вашем проекте.

8. Использование видео в презентации.

Во-первых, это заминка по времени. Во-вторых, нужно ответить себе на вопросы: зачем это видео, какие задачи оно решит, и можете ли вы его заменить изображением или словом.

9. Презентацию проводят несколько людей.

Такой ход нужно продумывать заранее и очень четко распределять блоки и зоны рассказа. Неподготовленность может смазать выступление и создать новые заминки.

10. Внешний вид.

Не важно находитесь ли вы на форуме в палаточном лагере или защищаетесь в бизнес-центре – встречают по одежке и первое впечатление крайне сложно исправить. И не забывайте, что бытует мнение, что 60% успеха презентации зависит от того, как вы смотритесь.

И напоследок, хочу вам сказать, что тщательная подготовка – это ключ к поддержке вашего проекта. Подойдите к презентации так же ответственно, как к разработке самого проекта, и успех не заставит себя ждать.