Инструкция по применению

Думаете, такое возможно только в мечтах? Нет. Все эти прелести вы можете получить уже в реальной жизни. Вам просто нужно нанять личного помощника.

Когда вам нужен личный помощник?

– Вы не успеваете разбирать входящую почту и поток телефонных звонков.

– Вы тратите все свое время на текучку.

– Вам кажется, что вы могли бы выполнять более глобальные задачи, если бы у вас было больше времени.

– Домашние дела часто отвлекают от рабочих.

– Вы ненавидите выполнять определенные задачи и «застреваете» на них, мечтая передать другому человеку.

Как выбирать личного помощника?

– Разместите вакансию в соцсетях. Безусловно, не следует исключать целевые порталы для поиска сотрудников, но часто бывает намного быстрее найти кандидата на «Фейсбуке» или во «ВКонтакте». И пишите максимально честное объявление. Хотите быть с помощником на связи 24/7? Так и пишите! Хотите, чтобы человек выгуливал вашу кошку или переодевал хомяка? Не проблема, уверяю, обязательно найдется человек, которому это будет в радость! Главное, договоритесь с самого начала, чтобы затем не было взаимных неоправданных ожиданий.

– В конце собеседования дайте задание кандидату написать эссе «Почему я хочу работать личным помощником… (ваше имя)». Во-первых, вы оцените скорость работы и реакций на задачи. Помимо этого сразу можно понять, насколько грамотен кандидат и какая у него мотивация. Основная идея, с которой идеальный личный помощник идет работать к вам, – это работа именно у ВАС. Часто я сталкиваюсь с подобным мнением предпринимателей малого и среднего бизнеса: «Я неинтересная, немедийная личность, кто захочет работать именно у меня?» Поверьте, всегда найдется человек, которому интересно учиться именно у вас, перенимать именно ваш опыт! При этом неважно, вы производите корпоративные подарки или оказываете риелторские услуги – всегда есть человек, который хочет помогать вам и только вам.

– Основная мотивация личного помощника – это не деньги! У человека должно быть врожденное желание помогать и делать вашу жизнь проще; научиться этому или заставить – нельзя. Надо понимать, что с идеальным личным помощником вы фактически живете одной жизнью. Он делает все, что делаете вы, и учится всему, что умеете вы. Конечно, я не говорю, что у человека, которого вы в итоге выберете, вообще не должно быть финансовой мотивации (мы все живем в реальном мире, где деньги необходимы). Но! Основное, что вы должны понять, увидеть, почувствовать в кандидате, – это желание помогать и облегчать вам жизнь.

– Один из самых популярных вопросов ко мне – какой должен быть оклад? Тут все очень индивидуально и зависит от обязанностей (я лично знаю примеры от 10000 до 200000 рублей). Решите сразу, что именно вы хотите от помощника еще на этапе написания объявления. Личный помощник может заниматься только вашими домашними делами – поездки в химчистку, оплата кредитов, покупка лекарств и т.д. Другой вариант – только офисные задачи, составление графика, поездки в командировки и на встречи. Идеальный сценарий для работодателя – совмещение помощником ваших рабочих и личных дел, то есть помощь во всей вашей жизни. Соответственно, и оклад помощника зависит от того, что вы ему поручаете. Удаленный помощник в регионе на несколько рабочих дней в неделю может стоить совершенно недорого. Личный помощник с графиком 24 на 7 и круглосуточным присутствием рядом с вами, конечно, будет стоить в разы дороже.

– Установите срок в две недели для того, чтобы точно понять, ваш ли это кандидат. Вам обоим должно быть комфортно друг с другом, без этого успешной работы не сложится. При этом ни в коем случае не надо устраивать бесплатные испытательные недели – любой труд должен быть оплачен.

Как выстроить эффективную работу с помощником?

– Первое и главное – учитесь делегировать. Казалось бы, банальный совет, но не в случае с личным помощником. Когда вы принимаете на работу бухгалтера или юриста, очевидно, какие у него в дальнейшем будут задачи. Однако с личным помощником оказывается сложнее. Что ему доверить? Какие задачи он может выполнять, а какие нет? Мой идеальный начальник говорил о теории «скальпеля и ножа». И скальпелем и ножом можно порезать хлеб, но очевидно, что для операции вы выберете скальпель. Так вот представьте, что вы скальпель, а личный помощник – это ваш нож. Доверяйте все, что освободит у вас время для глобальных задач. Сделать договор, сравнить цены и выбрать оптимальный вариант, организовать встречу, заказать тур, оплатить кредит – по сути, любое задание, которое освободит у вас максимум времени для решения верхнеуровневых задач, которые под силу только вам.

– Используйте task-менеджеры для постановки долгосрочных задач. Не советую все задачи для личного помощника заносить в подобные сервисы. Зачастую намного быстрее написать задание в мессенджере. Но все задачи, которые требуют на выполнение от нескольких часов до нескольких дней, должны быть занесены в task-менеджер с четким дедлайном.

– Не бойтесь ставить сложные задачи помощнику, из-за того что у него недостаточно знаний. Знания не появятся без практики. Пусть лучше задача будет выполнена не совсем верно, и вы поправите направление исполнения, нежели вы в очередной раз возьметесь за задачу сами. Понятно, что, скорее всего, вы выполните все лучше и быстрее самостоятельно (особенно в первые месяцы работы помощника). Но если вы не станете с самого начала доверять ему то, в чем опыт отсутствует, он в итоге ничему не научится, а вы рискуете снова погрузиться в разгребание текучки, вместо решения более глобальных вопросов.

– Будьте готовы, что личный помощник будет быстро расти, если вы сами быстро развиваетесь. Фактически ваш идеальный личный помощник – это ваше отражение. При успешной совместной работе рано или поздно он перерастет свои первоначальные задачи и захочет развиваться дальше. Тогда начинайте поручать ему более глобальные дела, развивайте его, и, возможно, в скором времени вы получите идеального и преданного заместителя, а найти человека для выполнения «текучки» можно будет уже нового.