Документы в «облаке»

История разработки и особенности функционирования платформы электронного документооборота Docrobot

13.01.2023

Docrobot появился в 2006 году. Инициатором создания выступила австрийская компания EDITEL, которая решила выйти на российский рынок с EDI-платформой EXITE. Благодаря этому Docrobot стал первым в стране разработчиком, который предлагает EDI-технологии. Дочерняя компания унаследовала название платформы, поэтому Docrobot изначально существовал под именем EXITE и долгое время позиционировал себя как EDI- и ЭДО-провайдер. Название поменяли в 2021 году, когда произошёл переход на бренд Docrobot.

Этапы становления Docrobot

Новое имя компании придумали самостоятельно. Для этого провели внутренний конкурс и предложили сотрудникам придумать свои варианты. А затем проголосовали за лучший.

Обновлённый фирменный стиль – это логическое продолжение развития компании от провайдера электронного документооборота (ЭДО) до разработчика SaaS-решений для федеральных торговых сетей с обширной экосистемой сервисов, которые позволяют автоматизировать бизнес-процессы и сделать их более эффективными.

Бренд Docrobot подчёркивает преимущества основного продукта – облачной веб-платформы. Её задача – ускорить документооборот и упростить коммуникацию с контрагентами. Она помогает обрабатывать огромный поток прайс-листов, заказов, платёжных и транспортных документов, чтобы товары смогли попасть на полки магазинов. В год совершается более 300 миллионов транзакций. Программный код не зависит от логики внутренних процессов компании-клиента – за счёт этого можно гибко настраивать платформу в соответствии с задачами ритейлеров и поставщиков.

2006 год

Основание компании

4 апреля 2006 года – дата регистрации EXITE (ООО «Э-КОМ»). Этот день считается официальным днём рождения оператора.

Первые клиенты

В 2006 году первыми клиентами провайдера стали международные розничные сети Billa, «Метро», для которых EXITE подключила на своей платформе крупные национальные, а затем и региональные компании.

2008 год

Платформа EXITE Evolution

Российские разработчики на основе решений австрийского провайдера создали уже свою платформу, которая получила название EXITE Evolution. Она была сделана именно под потребности отечественного бизнеса и отвечала его запросам.

2013 год

Платформа EXITE Evolution 2.0

В 2013 году EXITE обновил платформу до версии 2.0 и представил улучшенный интерфейс.

2015 год

100 % доступность EDI-системы для ритейла

Общая доступность EDI-платформы EXITE Evolution достигла рекордных 99,9 %. Благодаря этому более 3 тысяч предприятий смогли беспрепятственно и оперативно обмениваться документами в электронном формате.

По итоговым подсчётам, система была доступна торговым сетям и производителям для документооборота в течение 744 часов за месяц. Этот показатель в компании поддерживают и делают всё необходимое, чтобы сервисы работали бесперебойно, а поставки не прерывались ни на секунду.

Система статусов на платформе

В 2015 году на платформе EXITE Evolution появилась система оповещений, призванная оптимизировать цепочку документооборота между торговыми сетями и поставщиками. Теперь поставщик может быстро увидеть уведомления об ошибке и исправить её. А значит, отправит корректные документы и продолжит взаимодействие с сетью.

Расширение роумингового покрытия для ритейла

EXITE подписала роуминговые соглашения по EDI-каналам с торговыми сетями «Петровский», «Калинка», «Ассорти» и «Интерторг». К началу марта такую возможность получили уже более 20 поставщиков.

Технология роуминга позволяет торговым сетям и поставщикам обмениваться документами, даже если они подключены к разным операторам электронного документооборота. Отпадает необходимость одновременного подключения сразу к нескольким провайдерам: используется активное соединение в своей учётной системе без дополнительных действий и без переплаты за транзакции.

Корректность EDI-документов 99,8 %

Корректность документов, обработанных на платформе EXITE, составила рекордные 99,8 %. Такого высокого показателя позволила достичь система мониторинга. Она помогает отследить сложности с приёмкой машины, заказов, откликом платформы, отправкой документов и оперативно наладить процесс, не допуская прерывания цепочки документооборота.

2016 год

EXITE Evolution 3.0

В 2016 году провайдер модернизировал платформу до версии Evolution 3.0. Именно тогда она превратилась в SaaS-сервис и стала максимально приближена к современной.

Evolution 3.0 обладает полным функционалом для электронного документооборота. Действуют система сигнальных сообщений и система статусов. Можно подписывать юридически значимые документы электронной подписью. Появилось удобное хранилище.

Начали выпускать вспомогательные продукты. E-Connector – один из первых таких продуктов. Это утилита для Windows в виде исполняемого файла с редактируемым набором команд, которая призвана автоматизировать подписание документов и обмен файлами.

Статус оператора ЭДО

EXITE (ООО «Э-КОМ») вошла в реестр ФНС и получила официальный статус оператора электронного документооборота. Статус позволил оператору включить в платформу обмен юридически значимыми документами, подписанными квалифицированной электронной подписью.

Запуск Центра обслуживания клиентов (ЦОК)

Увеличение клиентских запросов в 2015 году стало основанием, чтобы изменить подход к обслуживанию и выделить сегменты бизнеса в отдельные направления.

Центр обслуживания клиентов запустили для формирования сегментированной системы обслуживания. Его назначение – разделить крупные компании и организации малого бизнеса.

Роуминг с шестью операторами EDI

EXITE протестировала роуминг с шестью операторами электронного документооборота (ЭДО), которые работают с юридически значимыми документами. В список вошли «СКБ «Контур», «Корус Консалтинг СНГ», «Эдисофт», CisLink, Synerdocs («Директум»), 1С. Так, по EDI-каналу были заключены соглашения со всеми заинтересованными операторами.

К середине 2016 года компания уже заключила роуминговые соглашения по 73 торговым сетям, обеспечивая таким образом оперативную работу с ЭДО независимо от базовых настроек бизнес-процесса у компаний и провайдера.

Инвестиции UFG Private Equity Fund III

Летом 2016 года фонд прямых инвестиций UFG Private Equity Fund III стал крупным миноритарным акционером.

Цель инвестирования – внедрить ЭДО и финансовые электронные сервисы в разные секторы экономики, чтобы упростить взаиморасчёты и управлять задолженностью. И, тем самым, сделать взаимодействие компаний на рынке максимально простым, быстрым и прозрачным.

2021 год

Переход на бренд Docrobot

В 2021 году произошёл ребрендинг: EXITE изменила название и обновила фирменный стиль. Именно тогда родился тот Docrobot, который все знают.

2022 год

Реестр операторов электронных перевозочных документов

В сентябре Docrobot вошёл в реестр операторов электронных перевозочных документов (ЭПД).

Статус оператора значит, что на платформе Docrobot компании могут обмениваться электронными перевозочными документами (ЭПД), необходимыми для автомобильных грузоперевозок. Реестр операторов информационной системы (ИС) ЭПД опубликован на сайте Минтранса.

Направления работы и особенности бизнеса

Docrobot – международный разработчик SaaS-сервисов для электронного документооборота и Enterprise-решений для B2B и B2G-взаимодействия с офисами в России, Казахстане и Узбекистане. Компания помогает бизнесу переводить документы в электронный формат, чтобы сделать процессы простыми и удобными, минимизировать ошибки и снизить операционные расходы.

Основные продукты:

Облачная платформа для электронного документооборота и EDI-обмена позволяет мгновенно отправлять и подписывать документы, а затем отслеживать их статус.
Решения для маркировки позволяют легко передавать сведения в «Честный знак» и упростить работу с маркированными товарами.
Электронная транспортная накладная (ЭТрН) позволяет увеличить эффективность грузоперевозок, экономить на документообороте и работать без рисков.
Уникальный конструктор бизнес-процессов Alldocs позволяет быстро запустить нужный сценарий для работы с документами и упростить коммуникацию с партнёрами.
Модуль интеграции с 1C позволяет автоматизировать ручные операции и продолжать работать в привычном интерфейсе.

Также компания предлагает дополнительные сервисы:

Портал поставщика – единую систему для анализа своевременности поставок.
Цепочки согласования – сервис, с помощью которого можно создать собственные сценарии согласования и подписания.
Архив – локальное приложение для скачивания документов.

Docrobot предоставляет услуги по информационно-техническому сопровождению 1C – от внедрения и доработки до обучения и обслуживания. Оператор обладает статусом официального партнёра 1С. За всё время внедрили более 600 решений для ритейлеров России и СНГ.

Docrobot работает преимущественно с фуд-ритейлом, основные клиенты – торговые сети и производители продуктов питания. Также оператор сотрудничает с логистическими компаниями и грузоперевозчиками. Фокус компании – крупный бизнес с нестандартными запросами к продукту или обслуживанию, требующий индивидуального подхода. В экосистему Docrobot входят тысячи компаний.

Компания работает круглосуточно семь дней в неделю. Сезонность совпадает с сезонностью у ритейлеров. Обычно пик происходит в декабре, когда торговые сети начинают подготовку к Новому году и количество поставок резко возрастает.

Также активность повышается с принятием законодательных инициатив. Так, когда 1 сентября 2022 года передача сведений о поставке товаров по объёмно-сортовому учёту для производителей молочной продукции стала обязательной, количество обращений увеличилось в три раза.

Конкуренция в сфере электронного документооборота достаточно жёсткая. Docrobot приходится соревноваться с крупными компаниями. Тем не менее, оператор стабильно достигает высоких показателей и занимает лидерские позиции на рынке. Это удаётся благодаря качественным услугам и максимальной заботе о каждом клиенте: запросы даже мелких и средних компаний Docrobot обрабатывает своевременно и целенаправленно.

О продвижении

Один из каналов продвижения – ритейлеры. Через платформу электронного документооборота проходит 40 % трафика в крупнейших торговых сетях России. Механизм следующий: оператор подключает торговую сеть к системе ЭДО, а та, в свою очередь, начинает привлекать своих поставщиков.

Сейчас на платформе работают более 250 торговых сетей и маркетплейсов. В их числе все федеральные торговые сети, например, X5 Retail Group, «Магнит», «Лента», «Aшан», «Метро», «Азбука вкуса», «Дикси» и другие. Также компания использует традиционные маркетинговые инструменты: вебинары, презентации и коммерческие предложения, email-рассылки, SMM, статьи, блоги и публикации в СМИ.

Вебинары. Два-три раза в месяц компания проводит вебинары по актуальным темам в электронном документообороте. На них эксперты Docrobot рассказывают о трендах и законодательных инициативах, разбирают кейсы и делятся рекомендациями. Каждый вебинар включает в себя сессию вопросов от зрителей.
Email-рассылки. С помощью рассылок Docrobot сообщает клиентам о важных обновлениях платформы, приглашает на мероприятия от партнёров и свои вебинары.
Статьи. Компания постоянно выпускает полезные статьи: кейсы, инструкции, обзоры. В них можно найти аналитику, определения для непонятных терминов, ответы на сложные вопросы и лайфхаки с наглядными примерами. Статьи Docrobot публикует на «Клерке», VC и в корпоративном блоге на сайте.
Социальные сети. В соцсетях «ВКонтакте» и «Телеграм» Docrobot рассказывает о последних новостях компании, размещает полезные посты и анонсы вебинаров, поздравляет коллег и партнёров с праздниками.
Отраслевые мероприятия. Эксперты компании регулярно выступают на выставках, круглых столах и конференциях, где презентуют лучшие решения для цифровизации. Только в 2022 году Docrobot участвовал в таких мероприятиях, как «Форум ЭДО», Kazan Digital Week, «Неделя российской логистики» и многих других.
Собственные офлайн-ивенты. Docrobot организует и собственные мероприятия для предпринимателей. Одно из последних – бизнес-завтрак, который прошёл в Москве и собрал на одной площадке логистические компании, торговые сети и крупных поставщиков. Участники обсудили перспективы перехода на электронные транспортные накладные (ЭТрН) и сопутствующие вопросы: изменения в законодательстве, сложности и риски, возможности цифровизации.

Весной Docrobot провёл в Алматы Docrobot Business Day, который объединил крупнейших представителей ритейла, формирующих тренды рынка. В рамках деловой программы спикеры поделились экспертизой по развитию ритейла. А затем для всех участников состоялся гастрономический мастер-класс, на котором они обменялись опытом в неформальной обстановке.

О персонале и построении команды

Команда Docrobot – это более 250 талантливых, увлечённых своим делом сотрудников.

Главный офис компании находится в Москве. В нём работают разработчики, аналитики, продуктовые и проектные менеджеры, дизайнеры, системные администраторы, QA-специалисты. Также здесь расположены техподдержка и мониторинг, департаменты коммерции, маркетинга и HR, финансовое и юридическое подразделение.

Второй по значимости офис находится в Алма-Ате (Казахстан), его основные функции – продажи и взаимодействие с корпоративными клиентами. Ещё есть офис в Узбекистане. Docrobot активно практикует удалённую работу: многие сотрудники трудятся из других городов, регионов и даже стран.

Команду формируют из тех, кто лучше всего соответствует корпоративной культуре и основным ценностям Docrobot. Компания ищет инициативных вовлечённых людей, способных взять на себя ответственность и показать достойный результат. Сотрудника при должном старании ждёт вертикальный карьерный рост: есть чёткие треки и помощь менторов. Рост может быть и горизонтальным – можно перейти из одного подразделения в другое.

Docrobot поддерживает высокий уровень лояльности сотрудников с помощью большого количества разных активностей:

Внутреннее обучение. Для внутреннего обучения компания запустила на платформе Swipe курсы по софт-скиллам, менеджменту, маркетингу, продажам в формате сторителлинга и коротких интерактивных занятий. Причём сотрудники сами голосуют за курсы, которые они хотят сейчас пройти.

Геймификация. Геймификация подразумевает замену скучных и сложных повседневных процессов на те, которые будут стимулировать и вовлекать в работу. Как это реализовано в Docrobot: за каждое важное действие сотруднику на виртуальный счёт начисляют корпоративные деньги, «доккоины», которые он может обменять на брендированный мерч или дополнительный выходной.

Например, при приёме в штат сотрудник получает 10 доккоинов, после удачного завершения испытательного срока – 30 доккоинов, а если стал спикером на мероприятии или успешно справился с ролью наставника – 100 доккоинов. Варианты подарков: плед, умная колонка, абонемент на кофе, корпоративные футболки, худи и многое другое.

Психологическая поддержка. В периоды неопределённости Docrobot предоставляет индивидуальную психотерапию с помощью сервиса «Ясно», который полностью оплачивает. Такая поддержка очень важна. Сеансы психолога позволяют решить много задач: предупредить конфликты, избежать выгорания, справиться с трудными личными переживаниями и повысить уверенность в себе.

Самое главное – так компания проявляет настоящую заботу о сотрудниках. А значит, лояльность увеличивается. В коллективе Docrobot положительно оценили этот бонус.

Совместный досуг вне работы. Совместное времяпровождение за пределами офиса помогает сплотить коллектив и повысить вовлечённость. Сотрудники Docrobot уже успели поплавать на сапах, и в пейнтбол пострелять, и проверить эрудицию в квизе, и полепить на сапах, и сделать ещё много всего. Вылазки случаются один-два раза в месяц. Плюс время от времени некоторые сотрудники собираются на вечер настольных игр.

Перечисленные меры дают ощутимый результат. Согласно опросу, который Docrobot проводит два раза в год совместно с платформой Happy Job, индекс вовлечённости составляет 89,8 %.

О работе в 2022 году и планах на будущее

Docrobot на себе прочувствовал все трудности, с которым столкнулся ритейл из-за санкций. Дело в том, что у оператора те же боли, что и у торговых сетей. Взять, к примеру, перебои с поставками и разрыв прежних логистических цепочек. Для Docrobot это значило временное снижение спроса: нет поставок – нет документов.

Пандемия, напротив, способствовала росту спроса. Компании стали намного активнее внедрять разные digital-решения, до которых раньше не доходили руки. Docrobot привлёк много новых клиентов в это время. Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – один из флагманских продуктов компании, который будет драйвить бизнес.

В сентябре 2022 года Docrobot получил аккредитацию Минтранса и стал оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД). Для этого он подтвердил соответствие требованиям и протестировал все возможные сценарии формирования ЭТрН: с переадресацией, с заменой водителей, со сборными грузами и многие другие.

Статус позволяет оператору принимать и передавать перевозочные документы в электронном формате, а компаниям – обмениваться ими на его платформе. Помимо транспортной накладной, через Docrobot можно передавать сопроводительную ведомость и заказ-наряд.

Docrobot как аккредитованный оператор ИС ЭПД будет поддерживать все утверждённые форматы электронных перевозочных документов. В 2023 году список пополнят электронный путевой лист, электронный договор фрахтования, электронная заявка и электронный заказ.

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – ещё одно направление развития. В 2021 году в силу вступил Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации», который закрепил возможность полностью отказаться от бумажных документов и вести кадровый учёт в электронном виде. Docrobot поддерживает тренд и разрабатывает решения для КЭДО, в том числе на базе 1C.