Веди учет, не прогадаешь

Книга учета движения трудовых книжек

Трудовые книжки всегда находятся у работодателя, пока работник трудится у него. Поэтому отвечает за ведение этого документа и его хранение организация, а точнее, отдел кадров или специально назначенный ответственный работник. Такой документ, если человек впервые устраивается на работу, выдает сама организация. Она же создает специальный журнал, в котором ведет учет всех книжек своих сотрудников. В этой статье мы поговорим о том, как оформляется книга учета движения трудовых книжек и какие нюансы нужно знать специалистам отдела кадров.

Нормы закона

Учет трудовых книжек – это обязанность каждой компании, о чем нам говорит постановление Правительства Российской Федерации № 255. В книге учета движения трудовых книжек фиксируются:

Трудовые книжки, которые приняты на хранение от сотрудников.
Заведенные книжки для впервые нанятых сотрудников.
Вкладыши в этот документ.

Книга нужна, чтобы осуществлять контроль поступления новых трудовых и также их выдачи при увольнении людей.

Как заполнять правильно

Важно правильно с юридической точки зрения заполнить книгу, учитывающую движения трудовых книжек. Ведут журнал учета кадровики или бухгалтер. Существуют определенные правила заполнения, которые следует соблюдать, чтобы избежать проблем с законом. Образец заполнения (пример) можно увидеть здесь. А здесь можно скачать бланк.

Записаны в ней должны быть такие события:

Новый устроившийся специалист сдал трудовую.
Заведение новой трудовой, если для сотрудника это первое место работы.
Получение работником копии трудовой при необходимости.
Новые вкладыши, если место на старых закончилось.
Выдача уволившемуся работнику его ТК на руки, под подпись.

При оформлении книги надо учитывать некоторые требования, предъявляемые государственными органами к ее внешнему виду:

Наличие твердой прочной обложки, которая выдержит частое обращение к листам и 75-летний срок хранения этого документа.
Книгу необходимо пронумеровать и прошить, причем нумеровать допускается как листы, так и страницы, на усмотрение компании.
На обратной стороне журнала, на его обложке, следует указать число листов, дату начала и поставить подпись ответственного лица с расшифровкой.

После прошивки происходит опломбирование шнурка, чтобы никто не смог подменить документы.

В книге тринадцать граф:

В первой ставится порядковый номер каждой новой записи.
Во второй, третьей и четвертой отмечается дата, когда человек устроился на работу, и все изменения его должности.
В 5-ю вписываются личные данные о человеке (то есть его имя, фамилия и отчество).
В 6-й идет номер серии самой ТК или же вкладыша в ней.
В седьмой графе данные о месте работы сотрудника и наименование его должности.
В восьмой название организации, где трудится гражданин.
В девятой ставят дату приема на работу и номер подтверждающего приказа.
В десятой подпись должностного лица.
В одиннадцатой ставится обычно прочерк.
В двенадцатой и тринадцатой отметки делаются тогда, когда сотрудника увольняют.

Ведение этой книги в электронном виде законом не разрешено, допустима лишь традиционная бумажная форма.

Важно, чтобы у журнала присутствовал титульный лист. На нем указываются название фирмы и дата начала ведения документа. Обложка всегда твердая, мягкую никто не использует, потому что она не пригодна для длительного хранения. Подписать книгу можно так: «Книга движения трудовых книжек и вкладышей в них».

Когда книга кончается, нужно заводить новую. Но никаких правил на данный счет не существует, поэтому допускается создание точно такого же документа, только чистого.

Чтобы закрыть старый журнал регистрации, можно на последнем листе написать, сколько ТК в нем было учтено, и указать число сотрудников, в ней записанных. Таково оформление.

Подводя итоги вышесказанному, отметим, что такая книга на любом предприятии, будь то коммерческая компания или ИП, обязательна, и завести ее обязан каждый руководитель. Ее отсутствие ведет к наложению штрафных мер в отношении к организации. Для должностных лиц это штраф в размере от одной до пяти тысяч рублей, а для предприятий – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей. Если нарушение носит повторный характер, то в этом случае руководитель может быть на 3 года отстранен от работы. Поэтому журнал выдачи трудовых книжек должен иметь правильный порядок оформления.