Организации, которые используют транспортные средства в рабочих целях, должны правильным образом организовывать выдачу горюче-смазочных материалов. Основным документом для учета расхода топлива является путевой лист. Именно на его основании и рассчитывается выдача горючего на месяц. Это важный первичный документ, который могут проверить контролирующие органы. В нашей публикации мы остановимся на том, как грамотно вести учет путевых листов в бухгалтерии.
Порядок работы с путевыми листами всегда един. Подробнее о правилах их заполнения можно прочитать в Приказе Министерства транспорта № 152. Вначале назначается приказом директора ответственный работник, который и занимается распределением таких бумаг по сменам. Чаще всего в роли такого специалиста выступает старший механик, в подчинении у которого находятся все водители компании.
Чтобы учитывать движение рабочего автомобиля и контролировать его расход топлива, бухгалтерия ведет специальный журнал. В нем отражаются данные об оформлении новых путевых листов и о списании старых. Оформляется такой журнал по форме 8. Образец ее можно увидеть здесь.
Отражаются в журнале следующие данные:
Регистрационный государственный номер авто в этом документе прописывать не нужно, необходимость в этом не предусмотрена. Когда бухгалтер принимает путевой лист, то обязательно указывает дату приемки.
Чтобы вести учет путевых листов автомобиля, бухгалтерский отдел должен знать следующие особенности:
Таковы правила, которые бухгалтер на своем предприятии должен соблюдать.
Важно в бухгалтерском деле правильно отражать и вести учет израсходованного топлива. Так, использованные ГСМ записываются в дебет «Расходы на продажу» и кредит «Топливо». Если было использовано больше бензина, чем планировалось и выдавалось, то в таком случае излишки отражаются в дебете счета «Прочие расходы». Налоговой базой всегда служит общее количество израсходованного горючего.
На вопрос о том, нужно ли вообще вести путевые листы, может быть дан только положительный ответ. Без них просто невозможно контролировать расход топлива и пробег, а значит, рабочие смогут хитрить и забирать часть ГСМ себе, тем самым нанося финансовый ущерб организации. Чтобы этого не допустить и иметь возможность отчитаться перед налоговыми органами, надо организовать бухучет в этом направлении правильно. Документация эта относится к первичному типу, поэтому ее оформление должно быть юридически точным.