Журнал учета путевых листов обязаны вести все организации, которые используют транспортные средства при осуществлении своей деятельности. Законодательство диктует особые требования по ведению и заполнению этого журнала. Подробнее расскажем далее в нашей статье.
Путевой лист транспортного средства – это документ, в котором отражаются все сведения о собственнике предприятия, водителе, самом транспортном средстве, маршруте следования и расхода ГСМ. Для учета и контроля заполнения, а также движения путевых листов в компании необходимо вести соответствующую книгу для контроля: журнал учета движения путевых листов по форме № 8. Обращаем ваше внимание, что с 2013 года вступил в силу Федеральный закон № 402-ФЗ, в соответствии с которым форма №8 считается необязательной для заполнения, но желательной для ведения журнала учета путевых листов автотранспортных средств.
На вопрос, обязательно ли вести журнал учета в России в 2017 году, отвечают требования Минтранса. Однако предприятие имеет право разработать свою локальную форму, аналогичную форме № 8, утвержденной Постановлением Госкомстата. Бланки в организации должны быть утверждены руководителем предприятия.
Четких границ и рамок по сроку и периоду действия журнала не предусмотрено Законом РФ, однако, в основном, его заводят на 1 год либо на 1 месяц, при особых обстоятельствах деятельности предприятия. Срок хранения первичных документов, и журнала учета путевых листов в том числе, составляет от 5 лет.
В журнале учета движения легкового автомобиля, грузового и пассажирского транспорта предприятия необходимо фиксировать, регистрировать путевые листы, которые выдаются водителям. Правила заполнения журналов едины, и рекомендации можно изучить здесь.
Журнал состоит из нескольких частей.
Титульный лист:
Табличная часть со сведениями:
Журнал регистрации и выдачи путевых листов имеет так называемую сквозную нумерацию и его необходимо вести в хронологическом порядке. Как только книга учета заполнена, ее необходимо прошить и завизировать печатью предприятия и подписью собственника предприятия.
В основном, на предприятиях заполняет журнал учета бухгалтер по первичной документации либо другой уполномоченный сотрудник организации, в трудовом договоре которого прописана соответствующая обязанность. В индивидуальных случаях обязанность вести и регистрировать учет путевых листов возлагается на стороннюю организацию (если бухгалтерия ведется на аутсорсинге). В этом случае между сторонами подписывается соглашение с условиями сотрудничества, правами и обязанностями перед друг другом. Такой вариант законодательство РФ допускает. Кроме того, сдавать документ можно в электронном виде.
Если необходимо внести исправления в журнал учета путевых листов, следует руководствоваться законодательными нормативными актами. Исправления в журнале, как и в остальных первичных документах, следует осуществлять путем легкого зачеркивание неверных данных и внесения новой записи с датой и визированием подписью и печатью.
Образец заполнения журнала можно скачать бесплатно здесь.
На законодательном уровне каждая организация, использующая транспортные средства для ведения бизнеса или производства, обязана вести журнал учета путевых листов. Заполнять их необходимо по стандарту в соответствии с формой № 8. Этот документ считается первичной документацией, которая фактически подтверждает расходы ГСМ, позволяет планировать затраты и снизить налоговые платежи. Кроме того, книга учета требуется для начисления зарплаты водителям.