А нужен ли вам тайм-менеджмент?

Действительно, успеть выполнить все за один рабочий день практически невозможно. Поэтому люди, которые управляют своим временем эффективно, делают это исходя не из всех задач на день, а только из ключевых.

К примеру, бывший генеральный директор одного из самых успешных дилерских центров Audi в Европе ставит свои долгосрочные цели таким образом, что на каждый день у него приходится пять ключевых задач, которые нужно выполнить во чтобы то ни стало.

В конечном итоге, эффективный тайм-менеджмент синонимичен удовлетворенности человека тем, как прошел его день, неделя или месяц. Если вы понимаете, что что-то не успели, но при этом все, что собирались сделать, вы сделали и чувствуете удовлетворенность от прошедшего дня – все хорошо. Но если же невыполненным осталось главное, а это и есть суть прокрастинации – то пора задуматься о более правильном распределении времени.

Первое, что необходимо сделать на пути к эффективному распределению времени, – это принять тот факт, что тайм-менеджмент – не история про сверхспособности, тайм-менеджмент – это про цели и приоритеты.

Второй важный шаг – определиться со своими долгосрочными целями. Задайте себе вопрос: кем вы хотите быть через 50 лет? Такой самоанализ поможет точнее расставить приоритеты, и вам станет намного проще отметать косвенные задачи.

Мне стало существенно легче, когда я откровенно себе признался, в чем заключаются мои цели, чего я на самом деле хочу от жизни, как я представляю себя в 80. В итоге я получил декомпозицию целей на ближайшие десятилетия. И теперь, когда встает вопрос распределения приоритетов, я делаю выбор в пользу того, что приведет меня к желаемому результату.

Когда вы наметили долгосрочные цели, управление временем становится более простой задачей. Однако помимо ваших собственных дел, есть и «входящие», на которые необходимо реагировать. Поэтому часто за целый день мы не успеваем сделать ничего из запланированного. Эффективная работа со входящими запросами – это третий шаг успешного тайм-менеджмента.

Чтобы разграничить задачи я использую программу Maxdone – она позволяет записывать и систематизировать все входящие запросы. Эта технология успешно коррелируется с принципами GTD (Getting Things Done – «доведение дел до завершения»). Я записываю все задачи в одну исходную папку «Входящие», а затем сортирую их исходя из своих приоритетов.

На задачу можно отреагировать сиюминутно, но только если ее выполнение не занимает больше 2 минут – в противном случае она должна попасть во «Входящие» и подвергнуться сортировке.

Сортировка – это история, которая должна происходить интуитивно. Откладывать можно даже горящие вопросы, если они не ведут вас к цели.

У меня был случай, когда я выбирал между срочным звонком клиенту, который оплатил бы консультацию, и написанием статьи, которая, конечно, никакого заработка не сулила. Я понимал, что разговор может занять не один час и я не успею закончить материал, который был нужен для выступления на конференции, а его тоже ждали срочно. И я выбрал статью, потому что она коррелировалась с моими долгосрочными целями, хотя и противоречила краткосрочным.