Разъездной характер работы может присутствовать в любой профессии. И удивительно, что в законодательстве отсутствует четкое понятие разъездной работы. Поэтому зачастую сотрудники финансового, юридического, кадрового отделов, бухгалтерии сталкиваются с нехваткой информации касательно этого вопроса. В 2017 году никаких новых нормативных актов, регулирующих этот вопрос, не издавалось. В нашей статье систематизируем те немногие данные, которые предоставляет Трудовой кодекс, и внесем ясность.
Существует два способа оформления работы вне офиса (кроме удаленных сотрудников): командировочный и разъездной характер работы.
Ст. 166 ТК РФ гласит, что рабочие командировки – это поездки по служебным делам определенной продолжительности по заданию работодателя для решения установленной задачи. Подчеркиваем: поездки эпизодические и с целью выполнить определенное поручение.
Если же работник неизменно работает в разъездах – такие поездки рабочими командировками не признаются.
Соответственно, к разъездной относится деятельность, предполагающая частое или постоянное выполнение рабочих задач вне офисного или рабочего помещения. Другими словами, в поездках реализуются рабочие функции сотрудника.
Можно ли сформировать в виде списка должности, где работа носит разъездной характер? Практика показывает, что нет. Конечно, исследователи арктических льдов, торговые представители, риелторы и доставщики пиццы постоянно перемещаются. Но есть и менее очевидные варианты. Юрист может работать в офисе, а может постоянно представлять интересы клиентов в суде, колесить по инстанциям с целью сбора документов и доказательств к делу. Няня может быть в детском саду, а может выезжать на дом к клиентам ежедневно.
Таким образом, на каждом отдельно взятом предприятии руководитель сам устанавливает перечень профессий и должностей, которые носят разъездной характер работы, исходя из особенностей своего бизнеса. Согласно ст. 168.1 ТК РФ, зафиксировать такой перечень нужно внутренним нормативным документом.
В этом документе прописывается наряду с перечнем профессий и должностей, каким образом и в каком размере будут компенсироваться работникам затраты, понесенные в рабочих поездках.
В статье 57 ТК РФ указано, что особенности характера труда следует прописать в этом документе. Соответственно, при принятии на работу сотрудника для выполнения выездной работы это условие необходимо прописать в трудовом договоре или в ГПД.
Если же изначально сотрудник принимался на офисную службу, но в ходе работы ее характер изменился и поездки стали частыми, можно оформить данный факт дополнительным соглашением.
Обращаем ваше внимание, что статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административное наказание за нарушение правил оформления трудового договора в виде штрафа для должностных лиц до 20 000 рублей, для частных предпринимателей – до 10 000 рублей, для юридических лиц – до 100 000 рублей. За повторное нарушение – дисквалификация до 3 лет, штраф до 40 000 рублей, штраф до 200 000 рублей соответственно.
Следующий документ, в котором стоит отметить разъездную работу – служебная памятка (должностная инструкция) сотрудника.
В отличие от командировки, при выездной работе каждый выезд не оформляется отдельным приказом руководителя.
В законодательстве нет упоминаний об особых режимах оплаты разъездного труда. Значит, систему оплаты в этом случае снова регулирует работодатель и утверждает внутренними нормативными документами.
Если выбрана почасовая оплата либо введены дополнительные начисления за переработки, в графике учета рабочих часов должны делаться соответствующие отметки, чтобы рассчитать точно отработанные часы за период.
А вот что касается компенсации расходов на рабочие цели, тут есть свои особенности. Затраты, которые работодатель обязан вернуть сотруднику, прописаны в ст. 168.1 ТК РФ:
Как уже было сказано выше, порядок и величина компенсации расходов сотрудникам указываются во внутреннем документе организации.
Как правило, применяется один из двух вариантов возмещения расходов:
Разберем оба этих варианта подробнее.
К доплатам прибегают зачастую в ситуации, когда сотрудник осуществляет выезды по России по одним и тем же маршрутам, и перечень его расходов установлен и предсказуем. Законодательством не определен фиксированный уровень таких доплат (кроме некоторых отраслей). Поэтому размер надбавки устанавливается путем анализа однообразных расходов и утверждается работодателем. При этом надбавка должна полностью покрывать все затраты и суточные сотрудника. Дополнительно возникающие затраты возмещаются на основании приложенных документов.
Важно: компенсационные доплаты ежемесячно должны быть фиксированными и совпадать с регламентированными в трудовом договоре или другом нормативном документе, определяющем порядок и величину компенсаций. Все суммы сверх указанных в данном нормативном документе будут признаны оплатой труда с соответствующим налогообложением и обязанностью отчисления страховых взносов.
Безусловно, такой способ несколько упрощает документооборот. Однако есть и обратная сторона: в некоторых случаях суды обязывают отчислять с таких доплат НДФЛ и страховые взносы.
Несмотря на то, что, по сути, такие выплаты являются не оплатой труда, а компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения (ст. 217 НК РФ), – существует судебная практика, когда решение принималось не в пользу работодателя. Правда, в последнее время надбавки за разъездной характер работы чаще все же признают компенсациями. Такую позицию выразил Минфин в Письме № 03-04-06/1626.
Такой способ возмещения расходов приемлем при длительных разнообразных поездках сотрудника, в том числе за границу. В этом случае работник должен собирать все документы, подтверждающие его расходы.
Обращаем ваше внимание, что питание не является видом расходов, которые учитываются при формировании налоговой базы. То есть они не могут быть включены в затраты на возмещение НДС. И с возмещения расходов на питание сотруднику придется оплатить НДФЛ и страховые взносы, так как они должны учитываться не иначе как оплата труда.
Все остальные подтвержденные расходы не подлежат налогообложению и обложению страховыми взносами.
Самым удобным вариантом, позволяющим не переплачивать в виде надбавок лишние суммы (которые не всегда могли быть потрачены) и не вызывающим проблем с дотошным собиранием всех расходных документов, – является комбинированный подход. Когда рабочие затраты на транспорт, ГСМ, наем жилья оплачиваются по документам, а личные затраты, связанные с пребыванием вне дома, – в виде надбавок к окладу (аналогично суточным при служебных командировках).
Важно отличать разъездной характер работы от экспедиций и работы в полевых условиях, так как данные виды деятельности имеют свои особенности оформления и оплаты труда.
Особое внимание стоит уделить оформлению нормативного документа о разъездной работе. В нем важно прописать все тонкости, определения и документы (в том числе шаблоны таких документов), утвержденные непосредственно в вашей организации и служащие основанием для направления в рабочую поездку, подтверждения разъездных затрат. Указать подробно компенсации, которые вы гарантируете сотрудникам в связи с разъездным характером работ, способ и размеры возмещения расходов. Установить режим труда таких сотрудников.