Учет и списание ГСМ по топливным картам

Документальное сопровождение

Если транспорт лишен системы, то путевые листы подтвердят пробег, а справка от бухгалтерии покажет расход топлива.

При наличии только контроля использования ГСМ подтверждением будут путевые листы и бумажные отчеты из системы.

Если в транспорте контролируется только пробег, то заверенные ответственным за эксплуатацию автомобиля бумажные отчеты из системы и бухгалтерская справка будут являться основанием для учета ГСМ.

При оснащении автомобиля системами контроля над пробегом и расходованием ГСМ хватит подписанных отчетов из системы ответственным лицом.

ГСМ при учете налогов

Налоговое законодательство не требует вести обязательное нормирование расходов ГСМ.

Если было принято решение в пользу нормирования, то, чтобы проводить в дальнейшем списание топлива в расходы, надо принять во внимание следующее:

• При ОСНО весь потраченный объем ГСМ вносится в графу «Расходы» в последний рабочий день месяца (ст. 264 НК РФ). НДС, который указан в счете-фактуре поставщика, учитывается в вычете, когда отражена стоимость купленных ГСМ на дебиторском счете 10 «Материалы» (письмо Министерство финансов № 03-07-11/335).
• Учет ГСМ по топливным картам при упрощенной системе налогообложения происходит путем внесения в графу «Расходы» приобретенных и использованных ГСМ. Рекомендуем ознакомиться со ст. 346.16 НК РФ, письмом ФНС № ШС-37-3/15988, письмо Минфина РФ № 03-11-09/413.

Как учесть ГСМ в бухгалтерии предприятия

Бухгалтерский учет ГСМ отражается в проводках. При покупке топлива делаются следующие проводки:

• Д 60 – аванс – К 51 (переведенная сумма за ГСМ отражаются как аванс).
• Д 68 – К 60 – аванс (принятие к вычету НДС по авансу после получения соответствующего счета-фактуры).

Покупку ГСМ по топливным картам необходимо отмечать числом, в котором был получен отчет эмитента карт. После получения отчета организация может зафиксировать использование ГСМ на основе путевых листов или заверенных бумаг из системы контроля над пробегом и/или расходованием ГСМ. В бухгалтерии будут следующие проводки:

1. Д 10 – К 60 (постановка на учет ГСМ на основе отчетов эмитента топливных карт).
2. Д 19 – К 60 (отражение НДС по ГСМ).
3. Д 68 – К 19 (принятие к вычету налога на добавленную стоимость со стоимости ГСМ).
4. Д 60 – аванс – К 60 (восстановление НДС, который приняли к вычету с авансового платежа).
5. Д 60 – К 60 – аванс (сумма за ГСМ по топливным картам зачтена как оплата ГСМ).
6. Д 20 (26, 44) – К 10 (учет оплаченной суммы за ГСМ в графе «Расходы»).

Бывают случаи, когда изготовление топливной карты оплачивается отдельно. В этом случае разрешено списать стоимость карты в расходы (ПБУ 10/99) после ее получения. Учет карты разрешен на вспомогательном счете (например, открыть для этих целей счет 012). Оценка карт, находящихся на подобном счете, условная, к примеру 20 рублей за единицу.

Проводки в этом случае будут выглядеть так:

1. Д 20 (26, 44) – К 60 (отражение цены топливной карты).
2. Д 19 – К 60 (отражение НДС с цены топливной карты).
3. Д 68 – К 19 (принятие к вычету налога на добавленную стоимость с цены топливной карты).
4. Д 012 (условно оцененные карты зачислены на вспомогательный счет).