Без путевого листа никуда

Списание ГСМ по путевым листам

Каждая компания, на балансе которой находятся транспортные средства, должна контролировать и документально правильно оформлять процесс списания горюче-смазочных материалов. Водитель компании при осуществлении служебных поездок всегда тратит топливо. Он обязан подтверждать расход подачей в бухгалтерию или своему непосредственному начальнику путевого листа. Бухгалтерский отдел, в свою очередь, начинает вести учет ГСМ, списывая такие материалы по мере необходимости. Как происходит списание ГСМ по путевым листам, и какие правила на сей счет существуют в современном законодательстве?

Основные положения

Ст. 9 № 129-ФЗ от 08.08.2001 нам четко дает понять, что любая хозяйственная операция компании должна быть зафиксирована в первичной документации. Существует унифицированная форма путевых листов, но она создавалась для предприятий транспортной направленности. Все же остальные организации имеют право данную форму не применять, а вместо нее разработать собственную и использовать ее.

В налоговом учете отражать списание бензина следует в счете под номером 10. А если говорить об аналитическом учете, то он зависит от того, где располагаются ГСМ:

В складском помещении.
В баках.
Топливо оплачивается при помощи талонов на заправках.

Списываем ГСМ

Порядок списания топлива имеет некоторые особенности, которые важно учитывать как водителю, так и сотрудникам бухгалтерии. Так, списываются ГСМ каждый месяц, но для этой операции требуются основания в виде таких документов:

Путевые листы, правильно заполненные и с подписями ответственных лиц.
Если топливо покупалось за наличные, то понадобится авансовый отчет.
Если машина заправляется по талонам, надо иметь журнал регистрации.
Приказ директора компании, который устанавливает лимиты расхода топлива и нормы пробега.
Направление сотрудника в командировку на машине.

Бухгалтер составляет специальный акт списания, который и дает право выдавать горюче-смазочные материалы водителю компании. Подробный образец акта списания просмотреть детально вы сможете здесь. Этот пример поможет правильно составить форму.

В этом документе надо обязательно указать:

Фамилию, имя и отчество шофера.
Характеристики автомобиля и его регистрационный номер.
Временной отрезок, когда происходит списание.
Название ГСМ и их точное количество.
Другие сведения, которые ответственное лицо посчитает нужным внести в бумагу.
Подпись водителя и его начальника.

Списывать ГСМ в произвольной форме и не оформлять это документально запрещено. Расчет списания бензина по путевым листам непосредственным образом влияет на баланс компании и налогообложение.

Итоги

Любая компания, даже не специализирующаяся на транспортных перевозках, но имеющая свой автопарк или хотя бы один автомобиль, должна знать порядок и правила списания ГСМ, чтобы грамотно оформить эту процедуру и вести расчет.