Путевой лист (ПЛ) является документом, посредством которого происходит учет и контроль автотранспорта (пробег и использование ГСМ) и его водителя. В статье будут рассмотрены вопросы о том, как вести ПЛ, на какой срок он заполняется, что такое упрощенный путевой лист, и прочих нюансах данного вопроса.
ПЛ необходимо оформлять на любой транспорт, который занимается перевозками: пассажирскими, грузовыми, по городу и за его пределами.
Предприятиям не запрещено создавать свои собственные формы этого документа (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ), в том числе упрощенный путевой лист легкового автомобиля, на грузовой транспорт. Разрешается пользоваться также формами, которые были разработаны и утверждены Госкомстатом РФ, постановлением № 78. При этом необходимо проверить, чтобы в документе содержались все реквизиты, указанные в приказе № 152 от Минтранса РФ.
Перейдя по указанной ссылке, вы сможете скачать бланки, соответствующие требования законодательства, в том числе для грузового транспорта. Там же вы найдете примеры заполнения этих документов
В 2017 году Министерство транспорта РФ утвердило изменение содержания реквизитов внутри документа. Теперь в нем обязана присутствовать графа о прохождении контроля перед рейсом (приказ Министерства № 17). Осуществлять контроль обязан механик или уполномоченное лицо с обязательной отметкой в виде подписи с расшифровкой или печати. Также по возвращении из поездки ответственное лицо обязано проверить показания систем контроля автомобиля с занесением в данный ПЛ.
Кроме того, упразднили печать, которая должна была ставиться в заголовочной части документа. Однако ее постановка на данный момент ошибкой не считается.
Теперь водители обязаны проходить до и после рейса медицинский осмотр, результаты которого с датами заносятся в путевой лист. Свою подпись под заключением должен поставить квалифицированный врач. Если отметку поставит другое лицо, компании грозит штраф.
Если бланк был заполнен с нарушением новых правил, то предприятию может грозить штраф до 30 000 рублей по ст. 12.31.1 КоАП. Неверно заполненный документ не позволит списать использованные ГСМ в затраты, так как будет считаться недействительным.
Здесь приложен образец, согласно которому можно заполнять свой ПЛ для легковушки, а здесь – еще один пример заполнения, но уже упрощенной формы собственной разработки.
На сегодняшний день законодательство позволяет оформлять ПЛ сроком от 1 смены до 1 месяца. Все зависит от деятельности организации: автотранспортная она или нет.
Если основным видом деятельности являются различные перевозки, то ПЛ оформляют каждый день. На более продолжительные промежутки времени путевые оформляют при командировках.
Остальные организации, оказывающие услуги перевозок, но в качестве неосновного вида деятельности, ведут ПЛ с частотой, которая будет подтверждать расходы ГСМ. При этом ежемесячно должна быть заполнена как минимум одна форма документа. Данное требование зафиксировано в Приказе № 152 Минтранса РФ.
Неавтотранспортные компании могут использовать:
Если организация пользуется ПЛ собственной формы, то руководство обязано закрепить их использование в учетной политике согласно п. 4 ПБУ 1/2008.
Перед тем как начать оформлять собственную форму путевого листа, необходимо внимательно ознакомиться с приказами Министерства транспорта РФ № 152 и № 17.
Сроки хранения путевых регламентируются Приказом Министерства транспорта РФ № 152 и Приказом Министерства культуры № 558. Согласно обоим приказам, хранить данный вид документации необходимо не менее 5 лет. Но в приказе Минкультуры есть оговорка, что если в течение 5 лет не было проверок или ревизий, то бланки списывать запрещено. Кроме того, если ПЛ – единственный документ, в котором отражены вредные и/или опасные условия труда и прочие подобные аргументы, то срок хранения обязан составлять не менее 75 лет.
Так как путевой лист является первичным документом, то порядок его применения также регулируется ст. 34 НК РФ и ст. 29 № 402-ФЗ.
В этом случае также нужно оформлять ПЛ. Путевой лист – это документ, согласно которому водителю начисляется заработная плата (разд. 2 Постановления № 78).
По приказу начальства, за использование личного авто владельцу положена компенсация определенного размера. Это отражено в письме Министерства финансов № 03-03-06/1/629. От владельца требуется предоставление ксерокопии техпаспорта авто.
Роль ПЛ для бухгалтерии заключается в подтверждении применения авто в служебных целях с возможностью списать потраченные ГСМ в расходы. Также организация при наличии этих листов не будет удерживать с компенсации сотруднику НДФЛ и сможет вычесть эту сумму из рассчитанного налога по упрощенке.
Соответствующие выводы можно сделать на основе письма Минфина № 03-03-06/1/39406 и письма Управления ФНС № 16-15/020447, Постановления ФАС Северо-Западного округа № А66-7112/2005.